La figura del gestor de flotas es un pilar básico en las empresas de transporte y logística. Una buena gestión de esta área marca la diferencia en cuanto a competitividad, profesionalidad y rendimiento.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre gestión de flotas. Cuáles son las tareas del gestor, importancia de la figura y apoyo tecnológico en sus funciones. También conocerás cómo una buena gestión convierte a una empresa logística en eficiente y sostenible.
¿Qué es un gestor de flotas?
Es la figura encargada de gestionar todo lo relacionado con la flota de una empresa logística. Dicho así, suena a definición simple. Sin embargo, sus funciones son muchas y de vital importancia para la empresa.
Tener un buen gestor de flotas en una empresa de transportes llevará a un desarrollo satisfactorio de la misma. Y un desarrollo satisfactorio se traduce en mejor competitividad en un mercado exigente. La empresa crecerá sólidamente alcanzando un reconocimiento que atraerá clientes.
Funciones de la gestión de flotas
Como decíamos anteriormente, las funciones del gestor de flotas son muchas y variadas. Para que las entiendas y conozcas todas ellas, te dejamos un detalle de cada una:
Compra de vehículos
El gestor de flotas se encarga de la adquisición de vehículos para el transporte de mercancías. Realiza un minucioso estudio que incluye, entre otras cosas, el tipo de vehículo en función de las necesidades de la empresa. También debe tener en cuenta las características en cuanto a seguridad y emisiones de CO2.
Igualmente, el gestor se encargará de la reventa del vehículo cuando éste haya cumplido el tiempo máximo estipulado de uso por la empresa.
Mantenimiento de la flota
Una flota bien mantenida es una flota eficiente y segura. En este área, la persona encargada gestiona las revisiones de los vehículos. Cambios de aceite, ruedas o revisión de elementos de seguridad. Estas tareas se llevarán a cabo en los talleres de la empresa, con sus propios mecánicos. En caso de no tener, se puede externalizar el servicio.
Gestión de conductores
El registro de horas de conducción se debe llevar a cabo de forma minuciosa. Es una de las grandes tareas del gestor de flotas. Comprueban que los conductores realizan el uso adecuado de los tacógrafos, en base a la Directiva 2002/15 / EC y el Reglamento (CE) 561/2006.
La contratación de conductores es otra de las funciones que llevan a cabo. Seleccionar personal y retenerlo en la empresa es una tarea fundamental. Si se hace correctamente, el funcionamiento de la empresa será mucho mejor.
El gestor de flotas optimiza procesos analizando datos
Monitorizar rutas para ver su rendimiento. Utilizar sistemas de rastreo y GPS para calcular tiempos y recorridos. Analizar datos como costes de combustible o tiempos de espera para optimizar rutas.
Estas son algunas de las variables y condiciones que un buen gestor de flotas maneja. Con esta información, la persona encargada puede planificar mejor rutas, descansos, tiempos o formas de conducción para rentabilizar las rutas. Este trabajo se traduce en ahorro para las empresas, tarifas más competitivas para sus clientes y un servicio más eficaz.
Habilidades fundamentales del gestor de fotas
Ahora ya conoces gran parte de las tareas que desempeña un gestor de flotas. Son muchas y muy variadas, pero todas apuntan al mismo objetivo: optimización y rentabilidad. Estos dos conceptos, bien llevados a cabo, garantizan, por parte de la empresa de transportes, un servicio eficaz y competitivo.
Destacamos a continuación qué habilidades debe tener una persona encargada de la gestión de flotas. Si estás buscando gestor o socio logístico, esto te interesa:
Organización, el punto fuerte de un gestor de flotas
Organizar el correcto funcionamiento de toda la flota es el gran reto de la persona encargada de la gestión de flotas. Una gran actividad de flota bien gestionada es garantía de éxito en las operaciones logísticas.
Negociación
Es importante que el gestor de flotas cuente con una buena agilidad negociadora. De ello dependerá el buen precio que obtenga en la compra de nueva flota. O el precio que obtenga cuando se venda la usada.
Comunicación
El gestor debe tener buenas dotes de comunicación para trasladar información a la plantilla. Un buen canal comunicativo asegura que las tareas se lleven a cabo tal y como se plantearon. Y una buena comunicación con el equipo, tanto conductores como administrativos, garantiza un buen ambiente de trabajo.
Analizador
Aunque existan software de gestión, el gestor de flotas debe procesar cientos de datos a lo largo de una jornada. Su capacidad para organizar las operaciones en base a toda la información de datos recibida debe ser alta.
Tecnología utilizada por el gestor de flotas
Las nuevas tecnologías han revolucionado el trabajo del gestor de flotas. Actualmente existen software que ayudan enormemente a organizar las flotas. Sirven para recopilar datos y así planificar rutas, paradas o desvíos. También ayudan a gestionar la comunicación entre conductores y responsables de flota. Se controlan estadísticas, estado de los vehículos y horas de conducción, entre otros muchos datos.
¿Cómo funciona un software de control de flotas?
El software está basado en un sistema de GPS. Puede funcionar por GPRS, radio o satélite, aunque se pueden combinar las tres.
Estos recursos tecnológicos permiten recoger y enviar información muy valiosa al gestor de flotas.
Las principales funciones del software
Para que conozcas un poco más en profundidad esta herramienta, te dejamos un listado con las principales funciones del software de gestión de flotas:
- Planificador de rutas
- Estado del vehículo
- Comunicación con el conductor y análisis de su conducción
- Seguimiento de las unidades de la flota
- Control de las mercancías
- Localizaciones de interés
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